2- فتح مغلفات البريد الوارد وفرزه حسب الموضوع وتحويله للمديرية المعنية.

3- الاشراف على عمل الدوائر في مديرية الديوان العام دائرة النسخ والتصوير ودائرة الأرشيف العام والمراسلات العامة وحركة الأوراق كافة، الصادرة منها والواردة، ومتابعة تطبيق التعاميم والقرارات والطلبات واستلام الردود والأجوبة الخاصة والتي تتطلبها طبيعة العمل في المديرية.

4- تنظيم الاعمال المتعلقة بشؤون الموظفين والمدرسين والطلاب وتقديم التسهيلات اللازمة لهم، وتطبيق الانظمة والتعليمات الخاصة بذلك.

5- الاجابة على المراسلات الرسمية وتسجيلها وتوثيقها ورقياً والكترونياً.

6- استلام البريد الخاص برئيس الجامعة من الجهات الرسمية وغير الرسمية بالإضافة إلى وارد وصادر الكليات وادخاله على النظام الالكتروني.

7- تفقد البريد وتهميشه وتجهيزه للرئيس للتوقيع.

8- صياغة الكتب اللازمة أو المطلوبة.

9- طباعة الكتب المطلوبة.

10- تجميع الردود ومتابعتها مع الكليات.

11- توزيع البريد بعد التوقيع من قبل الرئيس حسب التوجيه.

12- تصوير الكتب الواردة من الخارج والصادرة من قبل الرئيس حسب نوعها بالعدد المطلوب.

13- إرسال الكتب لجهاتها المعنية الخارجية والداخلية (ورقي، بريد، الكتروني) وتوزيعها في الخانات حسب كل كلية ودائرة.

14- إحضار القرطاسية وأية احتياجات أخرى من دائرة اللوازم مثل أحبار آلات التصوير والطابعات وغيرها.

15- الرد على الاستفسارات من أي جهة بخصوص الكتب الرسمية ومعرفة مسارها وأين انتهت.

16- إرسال آية أوراق خاصة أو أوراق قضائية تبلغ بها مديرية الديوان سواء (تبليغات، إنذارات، لائحة دعوى، موعد جلسة… الخ) إلى مكتب المستشار القانوني بواسطة الهاتف والبريد الالكتروني بالإضافة إلى الاتصال الشخصي معه لتبليغه.

17- المبادرة باقتراح القيام بإرسال نسخ الكترونية من البريد الصادر للجهات الخارجية حيث تم التعميم على كافة دوائر الخدمة المدنية بتسمية ضابط ارتباط وتحديد الايميل الرسمي الخاص به، لإرسال واستلام النسخ الالكترونية من البريد لضمان عدم التأخير ووصول الكتب الرسمية بثلاثة طرق (الاستلام يدوياً/ الفاكس/ الايميل)، والعمل جار على استلام ردود الدوائر للبدء في تطبيق المقترح.

18- القيام بتغليف المطبوعات والنشرات الخاصة بمديرية الديوان وإرسالها للجهات الخارجية.

19- استقبال المراجعين من خلال موظف استقبال يقوم بالرد على استفساراتهم وانجاز معاملاتهم بكفاءة عالية وبالسرعة الممكنة.

20- نشر التعاميم الداخلية الكترونياً من خلال البريد الالكتروني (الايميل) للموظفين.

21- البدء بتصدير الكتب حيث يتم إدخال معلومات الكتاب على نظام الصادر والوارد وحفظها وإعطاءها الأرقام التسلسلية ثم أرشفتها الكترونيا.

22- فرز البريد الصادر حيث يتم فرز التعاميم الخارجية والداخلية والقرارات الإدارية والكتب الرسمية.

23- التدقيق على الكتب الصادرة من حيث وجود المرفقات والتوقيع قبل البدء بالتصدير، علماً بأن التدقيق هو من مهام المديرية المعنية.

24- تسجيل الكتب الواردة على دفتر خاص بتسليم الكتب للمديريات المعنية مقابل التوقيع.

25- عمل سجل الوقائع يدوياً لكل كتاب وارد بحيث يتم فيه تسجيل بيانات الكتاب الوارد لمتابعة سير الكتاب والإجراءات عليه.

26- استقبال المراجعين والاستماع إلى شكواهم وتزويدهم بالمعلومات الدقيقة والعمل على حل مشاكلهم وذلك بالتنسيق مع رؤساء الدوائر في مديرية الديوان.

1. الإشراف والتنظيم:

ويتضمن الإشراف وصياغة الكتب وإعداد المذكرات والمراسلات والتقارير (الانجاز)، والإشراف العام وتنظيم سير العمل وتوفير النواقص والاحتياجات اللازمة والخاصة بديوان الرئاسة.

2. المتابعــــــــــــــــة:

تفقد البريد الوارد وتهميشه وتوجيهه وتجهيزه وإرساله إلى الرئيس ليتم التوقيع عليه من قبل رئيس الجامعة ليعاد توزيعه إلى الجهات المعنية بعد التثبيت على النظام الالكتروني والتأكد من حفظ صورة عنها لدى مديرية الديوان. – تنفيذ شروحات وتعليمات رئاسة الجامعة فيما يخص المخاطبات ومتابعتها.

– متابعة الكتب والرد عليها في حال طلب تجميع إجابات أو ردود من قبل الكليات والدوائر.

– الرد على الاستفسارات من قبل الإدارة العليا والمراجعين.

– استقبال المراجعين وتوجيههم حسب مقتضى المجال.

3. الصياغـــــــــــــة:

صياغة الكتب والقرارات وإعداد المراسلات الخاصة برئيس الجامعة وطباعتها سواءً الكتب المطلوبة من قبل رئيس الجامعة أو المطلوب الإجابة عليها للجهات الرسمية.

– إعداد المذكرات والتقارير للإدارة بالإنجاز أو معوقات العمل.

– إصدار ومتابعة تقارير العمل اليومية المنجزة.

• استلام وتوزيع البريد الخارجي حسب الجهة المرسل إليها.

• مسك سجلات البريد الصادر العام من قبل الرئيس وإدخاله على النظام الالكتروني بالإضافة إلى الحفظ لكافة الأوراق واستخراجها عند الحاجة.

• مسك سجلات البريد الوارد الداخلي والخارجي وإدخاله على النظام الالكتروني مع الأرشفة واستخراج الأوليات حين الطلب. • الرد على الاستفسارات بخصوص الكتب الرسمية (مسار الكتب وأين انتهت).

• إرسال البريد الصادر إلى كافة الكليات والمؤسسات الخارجية والداخلية.

• إرسال البريد المستعجل عن طريق البريد الالكتروني، المندوبين الداخليين (ورقيًا باليد) وعبر الواتس.

• تصوير الكتب الواردة من الخارج والصادرة من قبل الرئيس حسب نوعها بالعدد المطلوب.

• توزيع البريد بعد التوقيع من قبل الرئيس حسب التوجيه.

• تأمين البريد للجهات المعنية.

• تبليغ المستشار القانوني بأية أوراق قضائية.

• يخضع شاغر الوظيفة إلى الإشراف المباشر من قبل مدير الديوان.

2- دائرة الصادر والوارد:

وتتضمن استقبال الأوراق الصادرة والواردة وإرسالها إلى أصحابها عن طريق دائرة المراسلات العامة بعد الإشارة عليها بالقبول أو الرفض أو إبداء ملاحظات رئيس الجامعة ومن ثم الحفظ بالملفات والمصنفات والسجلات اليدوية، ويتم التنسيق مع دائرة الأتمتة ليصار إلى تنظيمها وفق نظام الأرشفة الالكترونية (إصدار تقارير الكترونية وسكانر).

3- دائرة النسخ والتصوير:

وتتضمن شعبة التصوير الدائم التي تشمل نسخ وتصوير كل المعاملات والكتب الورقية الخاصة في عمل مديرية الديوان ومديريات وأقسام ومكاتب رئاسة الجامعة. وشعبة التصوير الدائم التي تشمل نسخ وتصوير الكتب والأوراق السنوية والشهرية لإمداد كافة الفروع والأقسام والكليات بها بالتنسيق مع دائرة الأتمتة.

4- دائرة المراسلات العامة:

وتتضمن ثلاث شعب (المراسلات الإلكترونية والداخلية والخارجية) يقع على عاتقهم استلام الأوراق والكتب المجهزة عن طريق دائرة الصادر والوارد بالإضافة إلى الكتب والأوراق الإلكترونية الواردة والصادرة عن فروع جامعة إدلب والكليات والمعاهد التابعة لها والأقسام بالتنسيق مع دائرة الأتمتة.

5- دائرة الأرشيف العام:

وتتضمن شعبتي الأرشيف الدائم والمتغير يقع على عاتقهما استلام الأوراق والكتب من دائرة المراسلات العامة وتنظيمها وفق مصنفات خاصة مقسمة بكل تفصيلاتها السنوية والشهرية وموزعة وفق الفصل بين المكاتب الداخلية والخارجية والكليات والمعاهد والفروع التابعة لجامعة إدلب ويتم التنسيق مع دائرة الأتمتة ليصار إلى تنظيمها إلكترونياً وفق النظام التكنولوجي، وإدخال البيانات في قاعدة البيانات في دائرة الأتمتة. كما يتم إتلاف الوثائق الورقية كل فترة / 5 سنوات / أو كما تحدده رئاسة الجامعة عبر لجنة تشكل حينها.