1. Tüm iç ve dış kuruluşlardan posta almak, gerekli dosya ve işlerde tutmak, Üniversite tarafından ve ofisleri, müdürlükleri ve birimleri hakkında yapılan yazışmaları ve kendisine ulaşan yazışmaları kaydetmek ve postayı imzaladıktan sonra üniversite içindeki ve dışındaki ilgili mercilere dağıtmak.
2. Gelen posta zarflarını açmak, konularına göre sıralamak ve ilgili müdürlüğe aktarmak.
3. Genel Büro, Fotokopi ve Fotokopi Daire Başkanlığı, Genel Arşiv Daire Başkanlığı ve Genel Yazışma Daire Başkanlığı bünyesindeki birimlerin çalışmalarını, çıkarılan ve alınan tüm bildirilerin hareketlerini denetlemek, genelge, karar ve taleplerin uygulanmasını takip etmek, müdürlükteki işin doğası gereği cevap ve özel cevapları almak.
4. Çalışanların, öğretmenlerin ve öğrencilerin işleri ile ilgili çalışmaları düzenlemek, onlara gerekli imkânları sağlamak ve buna ilişkin yönetmelik ve talimatları uygulamak.
5. Resmi yazışmalara cevap vermek, kağıt üzerinde ve elektronik ortamda kaydetmek ve belgelemek.
6. Üniversite rektörünün postasını kolejlerin gelen ve gidenlerine ek olarak resmi ve resmi olmayan kurumlardan almak ve elektronik sisteme girmek.
7. Postayı incelemek, kenara çekmek ve başkanın imzalaması için hazırlamak.
8. Gerekli veya istenen kitapların hazırlanması.
9. Gerekli kitapları yazdırın.
10. Cevapları toplamak ve kolejlerle takip etmek.
11. Başkan tarafından imzalandıktan sonra postanın belirtildiği şekilde dağıtımı.
12. Cumhurbaşkanı tarafından yurt dışından alınan ve türüne göre verilen kitapların istenilen sayıda fotokopisi.
13. Kitapların dış ve iç paydaşlarına (kağıt, posta ve elektronik) gönderilmesi ve her kolej ve bölüme göre hücrelerde dağıtılması.
14. Sarf malzemeleri departmanından mürekkep, fotokopi makinesi, yazıcı vb. Kırtasiye ve diğer ihtiyaçları getirin.
15. Herhangi bir tarafın resmi kitaplarla ilgili sorularına, gidişatını ve nerede bittiğini bilerek yanıt vermek.
16. Büroya tebliğ edilen her türlü özel evrak veya adli evrakın (tebligatlar, uyarılar, dava listesi, duruşma tarihi … vb.) Kendisini bilgilendirmek için şahsi temasa ek olarak telefon ve e-posta yoluyla hukuk müşavirine göndermek.
17. Bir irtibat görevlisinin adı ve resmi e-postasının belirtilmesi için tüm kamu hizmeti departmanlarına iletildiği için, dış taraflara verilen postanın elektronik kopyalarının, gecikme olmaması için postanın elektronik kopyalarının gönderilmesi ve alınması ve resmi defterlerin gelmesini üç şekilde (el ile alındı ​​/ faks / E-posta) ve teklifin uygulanmaya başlanması için departmanların yanıtlarını almak için çalışmalar devam etmektedir.
18. Divan Müdürlüğü’nün yayın ve broşürlerinin paketlenmesi ve dış taraflara gönderilmesi.
19. Sorularına cevap veren ve işlemlerini yüksek verimlilikle ve en kısa sürede tamamlayan bir resepsiyon görevlisi aracılığıyla denetçilerin karşılanması.
20. Çalışanların e-postası (e-posta) yoluyla elektronik ortamda iç sirküler yayınlamak.
21. Kitap bilgilerinin giden ve gelen sisteme girildiği, kaydedildiği, seri numarası verildiği ve daha sonra elektronik olarak arşivlendiği kitapların ihracatına başlanır.
22. Dış ve iç sirküler, idari kararlar ve resmi defterler sıralanarak giden postaların sıralanması.
23. Düzenlenen defterlerin eklerinin olup olmadığını kontrol etmek ve ihracata başlamadan önce imzalamak, denetimin ilgili müdürlüğün görevlerinden biri olduğuna dikkat çekmek.
24. Kitapların imza karşılığı ilgili müdürlüklere teslim edilmesi için alınan defterlerin özel deftere kaydedilmesi.
25. Kitabın ilerlemesini ve prosedürlerini takip etmek için gelen kitap verilerinin kaydedildiği her gelen kitabın manuel kaydını yapın.
26. Divan Müdürlüğünde daire başkanları ile koordineli olarak denetçiler almak, şikayetlerini dinlemek, onlara doğru bilgi vermek ve sorunlarını çözmek için çalışmak.

Divan Müdürlüğü müdürüne verilen görev ve görevler şunlardır:

1. Denetim ve düzenleme:

Başkanlık Ofisi için denetim, kitap taslaklarının hazırlanması, notların, yazışmaların ve raporların (başarı) hazırlanması, genel denetim, iş akışının düzenlenmesi ve gerekli eksikliklerin ve ihtiyaçların sağlanmasını içerir.

2. Takip:

Gelen postayı inceleyin, marjinalize edin, yönlendirin, tedarik edin ve üniversite rektörünün imzalaması, elektronik sisteme sabitlendikten sonra ilgili makamlara yeniden dağıtılmak ve bir nüshasının Divan Müdürlüğünde saklanmasını sağlamak için rektörlere gönderin. Üniversite rektörlüğünün yazışmalara ilişkin açıklama ve talimatlarını uygulamak ve takibini yapmak.

• Kolejler ve departmanlar tarafından cevapların toplanması talebi durumunda kitapları takip edin ve bunlara cevap verin.
• Üst yönetim ve denetçilerden gelen soruları yanıtlamak.
• Denetçileri kabul etmek ve sahaya göre yönlendirmek.

3. Formülasyon:

Kitap ve kararların hazırlanması, rektörün veya resmi makamların cevaplaması için istenen kitaplar olmak üzere, üniversite rektörünün yazışmalarını hazırlamak ve basmak.

• Başarı veya iş engelleri olan yönetim için notlar ve raporlar hazırlamak.
• Günlük tamamlanan iş raporlarının düzenlenmesi ve takibi.

• Hedefe göre harici postayı almak ve dağıtmak.
• Başkan tarafından yapılan halka açık postaların kayıtlarının tutulması ve elektronik sisteme girilmesi, ayrıca tüm evrakların tutulması ve gerektiğinde çıkarılması.
• İç ve dış gelen posta kayıtlarının tutulması ve istenildiğinde arşivlenerek elektronik sisteme girilmesi ve ilklerin çıkarılması.
• Resmi kitaplarla ilgili sorulara yanıt vermek (kitap yolu ve nerede bittiği).
• Tüm dış ve iç kolej ve kurumlara giden postayı göndermek.
• E-posta, şirket içi temsilciler (elden kağıt) ve WhatsApp ile hızlı posta gönderin.
• Cumhurbaşkanı tarafından yurt dışından alınan ve türüne göre verilen kitapların istenen sayıda fotokopisi.
• Başkan tarafından imzalandıktan sonra postanın belirtildiği şekilde dağıtılması.
• İlgili makamlar için posta güvenliğini sağlamak.
• Herhangi bir yasal belge hakkında hukuk danışmanını bilgilendirin.
• Pozisyonun boşalması, Büro Başkanı’nın doğrudan denetimine tabidir.

Otomasyon Bölümü:

İç Otomasyon Bölümü ve Genel Otomasyon Bölümü’nü içerir. Gelen ve giden tüm kitapların elektronik sisteme (kağıt, e-posta, faks, tarayıcı) manuel ve elektronik olarak girilmesi dahili ve genel otomasyon bölümlerinin sorumluluğundadır. Elektronik referanslar ile ilgili tüm verilerin resmi sosyal medya sitelerine girişi ve elektronik sistemde yayınlanan iç ve dış kitapların (kağıt, tarayıcı, e-posta, faks) tanıtılması ve iç otomasyon sistemi arasındaki ayrım dikkate alınarak kağıtlar ve elektronikler arasında tam bir koordinasyon olacak şekilde Genel Arşiv Departmanı ile koordinasyonun düzenlenmesi Ve öğrencilerin, çalışanların ve diğerlerinin girişlerinden üniversite işleri ile ilgili her şeyi içeren genel sistem.

Gelen ve giden departman:

Düzenlenen ve gelen evrakların teslim alınması ve Genel Yazışma Dairesi aracılığıyla sahiplerine gönderilmesi, bunları kabul veya red ettiklerini bildirdikten sonra veya başkanın açıklamalarını yaptıktan sonra dosyaları, çalışmaları ve manuel kayıtlarını tutup, elektronik arşivleme sistemine göre düzenlemek için Otomasyon Departmanı ile koordinasyon (elektronik rapor ve tarayıcıların yayınlanması) içerir. .

Fotokopi ve Fotokopi Bölümü:

Divan Müdürlüğü ve üniversite rektörlüğü müdürlükleri, bölümleri ve bürolarının çalışmaları için tüm işlemlerin ve kağıt kitapların kopyalanmasını ve fotokopisini içeren Kalıcı Fotokopi Bölümü’nü içerir. Otomasyon Departmanı ile koordineli olarak tüm şubelere, bölümlere ve kolejlere temin etmek üzere kitapların, yıllık ve aylık kağıtların fotokopisini ve fotokopisini içeren Kalıcı Fotoğraf Bölümü.

Genel Yazışma Dairesi:

Gelen ve Giden Bölümü aracılığıyla hazırlanan bildiri ve kitapların alınmasından sorumlu olan üç bölümden (elektronik, iç ve dış yazışmalar), İdlib Üniversitesi şubeleri, ona bağlı kolejler ve enstitüler tarafından düzenlenen gelen ve giden elektronik kitap ve bildirilerin yanı sıra Otomasyon Daire Başkanlığı ile koordineli bölümler içermektedir.

Genel Arşiv Bölümü:

İdlib Üniversitesi’nin iç ve dış ofis, kolej, enstitü ve şubeleri arasındaki ayrıma göre dağıtılan, Genel Yazışma Dairesi’nden bildiri ve kitapların alınmasından ve özel derlemelere göre düzenlenmesinden sorumlu kalıcı ve değişen arşivlerin iki bölümünü içerir ve teknolojik sisteme göre elektronik olarak organize edilebilmesi için Otomasyon Bölümü ile koordinasyon yapılır. Ve otomasyon departmanındaki veri tabanına veri girin. Kağıt belgeler, her dönem / 5 yılda bir / veya o sırada oluşturulan bir komite aracılığıyla Üniversite Rektörlüğünün belirleyeceği şekilde imha edilir.